Topsport áchter de schermen moet uitmonden in ‘perfecte’ KLM Open: 'We gaan voor een 10'

De adrenaline straalt van haar af en de mondhoeken staan omhoog. Van der Lugt is als projectleider al zeventien jaar lang verantwoordelijk voor de organisatie van het KLM Open. Maar aan energie heeft ze ogenschijnlijk niets ingeboet in al die jaren, ze oogt als een vrolijke wervelwind. “We hebben echt wel weer wat uitdagingen moeten overwinnen, maar we zijn er meer dan klaar voor”, vertelt ze.

Monsterklus

De organisatie van een omvangrijk sportevenement als het KLM Open is vanzelfsprekend een monsterklus (zie ook kader met cijfers), en is in handen van evenementenbureau TIG Sports. Inclusief alle voorbereidingen wordt er een jaar lang gewerkt aan het grootste golfevenement van Nederland.

Er is veel neerslag gevallen de voorbije weken en dat heeft enorme impact op de totale organisatie

Van der Lugt wordt ondersteund door een team van dertig man van TIG Sports (onderverdeeld in de afdelingen operations, accounts, communicatie, sales en finance; zie het team op de foto hieronder). Deze crew werkt nauw samen met een team van Bernardus (onder wie veertig greenkeepers), de European Tour en de NGF.

Grootste uitdaging

De projectleider van het KLM Open had het al even over uitdagingen, en de voornaamste laat zich al raden: “In Nederland is dat vaak toch het weer!”, zegt ze haast verontschuldigend. “Er is natuurlijk ontzettend veel neerslag gevallen de voorbije weken en dat heeft enorme impact op de totale organisatie.”

Die impact schetst Van der Lugt met een illustratief voorbeeld: “We moesten op een gegeven moment rekening houden met een scenario waarbij we zouden uitwijken naar andere parkeervelden. Dat lijkt op het eerste oog een formaliteit. Maar dit heeft invloed op werkelijk alles. Op de routing, de gevolgen voor de inwoners van Cromvoirt, op verkeersleiders, de benodigde vergunningen, bewegwijzering, noem maar op. Zoiets raakt alle schakels binnen je team.”

Met de extra tribunes kunnen bezoekers het evenement nog intenser beleven

Maar de zon brak tijdig door boven Bernardus. “Voor de zekerheid hadden we 1.200 vierkante meter aan extra rijplaten geregeld, als ondersteuning op drassige parkeervelden, maar gelukkig hebben we die niet nodig gehad. Het volledige terrein was op tijd droog, waardoor we geen extra aanpassingen hebben hoeven doen.”

Noviteiten

Wel zijn er de nodige noviteiten te bespeuren. Voor de routing op de baan zijn liefst 1.700 paaltjes in de grond geslagen en is 15 kilometer (!) touw gespannen. “Dit touw is dit jaar voor het eerst volledig blauw, de kleur van KLM. Verder hebben we extra tribunes in de baan geplaatst, waardoor bezoekers het evenement nog intenser en van dichtbij kunnen beleven.”

Communicatiemanager Eva Diepenbroek haakt daarop in. “Een andere primeur is de Player Tracker, een functionaliteit in onze app die bezoekers kunnen downloaden op de site van KLM Open”, zegt ze. Hiermee kun je op een volledig digitale interactieve kaart jouw favorieten opsporen in de baan en leuke weetjes over die spelers achterhalen. Daarnaast blijf je op de hoogte van hun scores. En als derde noemt Diepenbroek het KLM Open College. “Dat geeft de bezoeker voor het eerst een uniek kijkje achter de schermen van het leven van een tourprofessional.”

Ook nieuw is dat de volledige opbouw van het terrein op Bernardus dit jaar in – slechts – drie weken tijd voor elkaar is gebokst. “Normaal trekken we daar vier weken voor uit”, zegt Van der Lugt. “Maar het scheelt dat we dit jaar voor het derde achtereenvolgende jaar op Bernardus zijn. We hebben een fantastisch team om mee samen te werken en zijn goed op elkaar ingespeeld. Samen hebben we het geflikt in die drie weken.”

Er zijn voor mij vijf graadmeters: bezoekers, pers, sponsoren, de European Tour en de spelers